A gestão de correspondência é feita na aplicação Filedoc. Em uso desde 1 de julho de 2026 na FCUP e FMUP, brevemente será usada em todas as Unidades da Universidade do Porto.
O Filedoc é uma aplicação de gestão de documental e um reflexo da organização interna da Uporto. O Filedoc permite a gestão de toda a informação não estruturada. As vantagens para a implementação de uma solução de gestão documental são:
- Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;
- Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
- Normalização dos documentos, processos e procedimentos;
- Uniformização dos processos de trabalho;
- Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
- Controlo dos fluxos de informação (documentos e processos);
- Ganhos de eficiência administrativa e consequentemente redução de custos operacionais;
- Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias.
Para aceder à aplicação, necessita previamente de se ligar por
VPN à rede de serviços da UPorto - Paloalto.
Se o seu computador está sob a administração do Serviços de
Informática, faça um pedido de apoio para ser instalada.
Caso contrário, siga as instruções de instalação na
página da UPDigital.
Existe um plugin para o Filedoc que permite o seu uso integrado nas ferramentas do Office 365: Outlook(classic), Word, Excel e Powerpoint.
O plugin exige privilégios de administração para ser instalado.
Pedimos uma leitura atenta deste manual
antes da instalação do plugin.
Mais uma vez, se o seu computador está
sob a administração do Serviços de Informática, faça um pedido de
apoio para ser instalado o plugin.
Usar o Filedoc - antes de mais, acione a VPN Paloalto no seu computador.
Depois abra a página https://dochub.up.pt
e é-lhe pedida a Autenticação federada.
Verá então o
seu DashBoard – um quadro com um resumo dos seus Documentos.
Manual de Utilização - está disponível online, na aplicação, no canto superior direito clicando nos três traços.
A interface é intuitiva, mas chamamos atenção para os seguintes pontos:
- um documento só é retirado dos PENDENTES quando um dos seus destinatários o retira dessa lista usando a opção «retirar dos pendentes». Enquanto tiver documentos pendentes, irá ser notificado, via e-mail e diariamente, para tratar desses assuntos.
- um documento que circula dentro da Universidade do Porto é INTERNO, mesmo que seja dirigido ou recebido de outro Serviço ou Unidade Orgânica.
- se estiver definido um Grupo de trabalho ao qual pertença, um documento pendente para qualquer membro desse Grupo é partilhado pelos restantes membros.
- um Grupo Funcional não é mais do que uma lista de utilizadores, quando usado como destino ou remetente, o documento é circulado para todos os elementos desse Grupo Funcional.
Qualquer dúvida ou esclarecimento adicional deve ser dirigido ao Serviço de Informática para si@fc.up.pt.
